Методика построения диаграммы информационного потока

Диаграмма информационного потока – это графическое представление последовательности и взаимосвязи работ (функций) выполняемых сотрудниками для проработки заказа. Цель - визуализированное описание потока (материального, информационного) создания ценности бизнес-процесса, выявление действий, создающих и не создающих ценность, выявление «узких» мест.

С целью анализа времени выполнения процесса на основе диаграммы потока строится циклограмма. Методика ее построения доступна по ссылке.

Правила оформления

1) Диаграммы потока оформляются в Microsoft Excel. Используется раздел Вставка-Иллюстрации-Фигуры.

2) Отдельная диаграмма оформляется на отдельном листе в книге Excel, листы подписываются кратким наименованием диаграммы.

3) Все действия формулируются в виде отглагольных существительных, обозначают действие. Например, «запрос», «разработка», «согласование» и т.п.

Шаги построения диаграммы потока

  1. Формулируется наименование диаграммы потока.

Размещается сверху, по центру в виде блока текста. Наименование должно точно и понятно отражать суть действий, должно быть сформулировано в виде глагола.  Например, «Первичное обучение на рабочем месте для рабочих, ИТР и обучение второй смежной профессии».

2. Определяется список должностей сотрудников, участвующих в описываемой диаграмме.

Оформляется виде блока «должности сотрудников», разделяются прямыми вертикальными линиями.

3. Описываются функции (этапы или работы), выполняемые исполнителями.

3.1 Определяется начальное событие, действие. Оформляется в виде блока «Начало/окончание». Аналогично определяется и оформляется конечное событие. Каждая диаграмма потока должна иметь начальное и завершающее событие.

3.2 Описывается последовательность работ. Оформляется виде блоков «действия».

Функции должны быть детализированы до конкретного исполнителя. Если функцию выполняют совместно несколько исполнителей, оформить как общий блок.

Функции должны быть связаны между собой стрелками. Результат выполнения функции должен быть использован другим исполнителем. Функция обязательно должна иметь стрелки входа и выхода (за исключением начальных и конечных функций-событий).

При использовании блока «альтернатива» перед ним в функции должен содержаться вопрос, на который можно ответить однозначно: да/нет, согласовано/не согласовано и т.п.

3.3 Уточняются результаты каждой функции. Результатом любой функции должен быть МАТЕРИАЛЬНЫЙ результат: документ, запись в документе, транзакция и т.д. Материальный результат после выполнения функции как правило изменяется, поэтому не может быть до и после выполнения функции одинакового материального входа и выхода.

Результат подписывается над стрелкой выхода с указанием используемой информационной системы: СЭД Директум, Outlook, 1C, бумажный носитель, сетевая папка, телефонный звонок, электронный вид. Если документ установленной формы, указывается номер формы.

3.4 Оформляются сноски.

В случае необходимости дать пояснение, указать на расхождения, вариации, отступления от процедуры оформляются сноски. В тексте блока, к которому оформляется сноска ставится цифра надстрочным шрифтом, расшифровка сноски помещается в конце диаграммы потока. Нумерация сносок сквозная по порядку в рамках одной диаграммы потока.

09/05/2020

9 мая 2020 г.- День Победы

Дорогие друзья! От всей души поздравляем вас с 75-летием Победы в Великой Отечественной Войне.9 мая - день памяти и гордости ...

01/05/2020

1 мая 2020 г.- Праздник Весны и Труда

Дорогие друзья!Коллектив компании РусКонсалтПроект поздравляет вас с праздником Весны и Труда!Спасибо вам за ваш профессионализм ...

08/04/2020

Обеспечим функционирование СМК и снизим затраты на её поддержание

Повышение управляемости организации. Повышение результативности достижения поставленных целей и показателей деятельности ...